¿Qué es un proyecto colaborativo?
Para conocer qué es un proyecto colaborativo debemos hablar de lo que es un proyecto en sí. Los proyectos tradicionales se basaban en la gestión del gerente, y sus decisiones, así como la distribución y asignación de tareas, de modo que cada colaborador desarrolla la tarea de forma individual, y al final entrega aquella parte al gerente o líder, a quien rendirá cuentas, de esta manera todos los integrantes, el gerente deberá de ajustar y realizar evaluaciones. Este es el usual procedimiento de un proyecto.
Ahora, esto suele traer ciertos problemas, comunes y frecuentes dentro de los trabajos en grupos, sin embargo, es gracias a la gestión de proyectos colaborativos que se ha logrado mejores resultados y la maximización de recursos. A diferencia del primero, aquí todos los participantes pueden trabajar en simultaneo, y todos bajo una meta común. Se trata de un proyecto donde todos son iguales, por lo que su dinámica es horizontal, cada uno posee la misión de realizar las diferentes tareas en conjunto, al estar en contacto el intercambio de ideas brindara mejores resultados. Las funciones y tareas se entrelazan entre sí.
Objetivos
Los proyectos colaborativos se orientan a la participación en conjunto de los miembros del equipo participen por igual y adquieran competencias de sus interacciones, trabajando por un objetivo en común.
El objetivo principal de este tipo de proyectos es la meta o cumplimiento del proyecto de forma satisfactoria. En el trasfondo de ello, se tiene como objetivo base la interacción y apoyo entre los miembros para mejorar las ideas y propuestas que se desarrollen.
El aprendizaje colaborativo basado en el desarrollo de soluciones de forma conjunta brinda mejores resultados al momento de realizar trabajos de forma grupal, ya que el staff se nutre del feedback que proporcionan los propios miembros.
Ventajas y desventajas
El desarrollar proyectos colaborativos siempre será de conveniencia para las organizaciones, ya que posee grandes ventajas y beneficios en cuanto resultados e integración, aunque claramente se pueden presentar ciertos obstáculos que podemos caracterizar como desventajas.
Dentro de las ventajas de las que podemos enumerar, esta el que los miembros del equipo de trabajo podrán tomar decisiones por sí mismos, ganando autonomía, logrando expresarse abiertamente y potenciar mejores soluciones. Las relaciones de jerarquías quedan al mínimo, mejorando la seguridad y confianza de los integrantes para participar, mejorando la interacción de los miembros. Al no existir competencia entre sí, los miembros se animan entre ellos, compartiendo conocimiento y habilidades. La comunicación se vuelve peramente, la interacción es más profunda y refuerza la unidad del equipo.
El problema más frecuente y común que se encuentra en este tipo de trabajos es que al no existir una jerarquía diferenciada, puede perderse el sentido de dirección. El líder deberá ser claro en ello sin afectar la dinámica horizontal que se ha creado.
¿Por qué usar una app para gestionar proyectos?
Al realizar proyectos colaborativos debemos tener en cuenta las herramientas adecuadas para desarrollarlos. Estas herramientas deben permitir el intercambio de información de manera equitativa, modificar documentos en tiempo real, almacenarlos y compartirlos, etc. Muchas de estas herramientas se basan en la comunicación y coordinación de funciones y tareas, esto facilitará la interacción y el desarrollo de este. Una aplicación gestión de proyectos es bastante importante y útil para ello, ya que suelen incluir todas las herramientas necesarias para llevar un proyecto a cabo, así mismo permite agilizar estos procesos mientras que fomenta la comunicación.
Las aplicaciones de este tipo pueden usarse desde diferentes dispositivos, ya que permiten la interacción desde diferentes plataformas y dispositivos, así mismo integran herramientas para el intercambio de ideas, la comunicación, la gestión documental, gestiones de tiempo, así como las facilidades necesarias para compartir información y diferentes presentaciones, entre otras más que se orienten al fomento de ideas y mejoramiento de la productividad.
Además, son las aplicaciones de gestión, que te ayudarán a coordinar las fases de tus proyectos, también a realizar el seguimiento y evaluaciones de desempeño, todo desde un solo sistema, al que podrás acceder junto al resto de tus colegas en tiempo real e incluso de forma asincrónica. Una app de gestión de proyectos logrará hacer mucho más sencillo el trabajo colaborativo, gestionará las fases de manera ordenada, agiliza los procesos y tareas de cada una de estas, mejorando así los resultados.
Apps populares para proyectos
Smartsheet: Proyectos
Gestionar todos tus proyectos será más simple con esta herramienta en tu móvil.
Podrás maximizar los resultados de tus proyectos con la plataforma móvil de Smartsheet. La aplicación permite mejorar el trabajo colaborativo, las coordinaciones y la toma de decisiones. Asimismo, incluye funciones como las de creación, difusión y colaboración instantánea, mientras que recopila información acerca de los participantes, ya que integra formularios, espacios para carga imágenes, un escáner de códigos, etc. Con Smartsheet podrás ver notificaciones y programarlas, responder solicitudes, visualizar y actualizar el estado de las tareas, así como de los paneles, hojas, etc. Todo en tiempo real, de modo que estarás actualizado y manejando las gestiones de proyectos desde cualquier lugar y momento.
El programa Producteev es un gestor de proyectos bastante completo y funcional, de fácil uso e intuitivo, con el que podrás organizar y priorizar diferentes tareas dentro del proyecto. Posee listas de tareas colaborativas, de modo que agilizarás la coordinación de estas funciones y el trabajo colaborativo, mientras que creas, asignas y monitoreas el desarrollo de las mismas. Podrás disponer de diferentes herramientas que te ayudarán a armonizar el trabajo de los equipos, enviar y programar notificaciones y alertas, así como recordatorios, para poder organizar mejor tus labores y no perderte de ningún detalle. La aplicación se encuentra integrada con Box y DropBox por lo que tendrás todos tus archivos en la nube permitiéndote disponer de ellos y compartirlos libremente.
Mindomo (mind mapping)
Aprovecha más tu tiempo para tus proyectos con un buen control sobre ellos.
Mindomo es un programa que promueve y facilita el trabajo colaborativo, dentro de la realización de mapas mentales. Podrás realizar diferentes funciones dentro de la aplicación, tales como apuntes, notas, intercambio y lluvia de ideas, trabajo colaborativo, separar sesiones, planificar proyectos, organizar tareas, etc. Además, posee múltiples plantillas de mapas, ya sean mentales, conceptuales, organigramas, de tipo espina de pescado, gráficos, esquemas, diagramas de Gantt, organigramas, etc. Crea tus mapas y diagrama en la app y descárgalas en formatos como PDF, Power Point, Word, Excel, etc. Mindomo, es capaz de ofrecer diferentes temas y diagramas que puedes personalizar a decisión, subir tus mapas a la nube, compartirlos o editarlos, e incluso podrás realizar tus creaciones sin necesidad de estar conectado a la red.
SimpleMind Free mind mapping
SimpleMind Free mind mapping: una herramienta con todo lo que necesitas para estar bien organizado y no perder nada de vista.
La aplicación permite realizar mapas de todo tipo de forma rápida, sencilla, estética, organizada y en colaboración con tus compañeros y/o colegas. Podrás hacer uso de sus múltiples funciones y herramientas, incrementar la productividad y el trabajo colaborativo. Es bastante sencillo de utilizar y esta disponible a todos sus usuarios de forma gratuita, con Simple Mind realiza mapas mentales, con diferentes plantillas o de forma libre, realiza apuntes, lluvia de ideas, crea nuevas ramas dentro de los mapas y extiendelas, puedes realizar selecciones únicas o de forma múltiple, de forma que puedas tener creaciones libres y con todas las facilidades de diseño. Es ideal para el uso en áreas académicas y profesionales, ya sean empresas, educación, despachos, hospitales, etc.