¿Qué es el control de gastos?
El control de gasto es una estrategia de tipo financiera y contable que se puede aplicar para la contabilidad empresarial y personal. Estos controles son útiles para obtener beneficios y evitar los gastos innecesarios. Esta estrategia de tipo operacional permite identificar, hacer supervisiones y seguimiento de los gastos, y otro tipo de costos, para llegar a la sostenibilidad y con ello a la competitividad, ya que todos sus procesos se orientan a la optimización del uso de recursos, hacerlo de forma inteligente y segura.
Este control consta de una planificación en tiempos periódicos, previene y evita las fugas de dinero que se suelen presentar, es un requisito en la gestión financiera de las empresas, es bastante detallado y específico. Esta estrategia también ayuda a las empresas a sobrevivir en tiempos de crisis financieras, ya que además de realizar registros y ajustes, permite tomar decisiones y proyectar el panorama completo de los fondos y deudas, conocer el estado de nuestra empresa, y sobre todo, destinar fondos para el ahorro y la inversión, que nos ayudarán a crecer y expandirnos como empresa mientras que construimos un fondo de resguardo en caso de pérdidas o conflictos.
Importancia
Muchas empresas pequeñas o emergentes, así como trabajadores autónomos, suelen realizar su contabilidad sin tener un correcto control de gastos, pero esta estrategia o herramienta, es necesaria y de gran beneficio para absolutamente todo tipo de empresas y trabajadores, incluso puede llevarse a la contabilidad familiar y personal.
Es importante llevar un control de gastos para poder organizar tus finanzas, y con ello, lograr tus objetivos. Al realizar esta planificación, podrás identificar tus gastos, categorizarlos, y tomar decisiones sobre qué tipos de gastos puedes eliminar o restringir, son innecesarios. Además, podrás planificar fondos de ahorro y de inversión de corto, mediano y largo plazo. Identificar en qué tipo de cosas o acciones realizas más gastos y qué tanto puedes cubrirlos.
Si no posees un control de gastos, es muy seguro que no sepas como administrar tu dinero de forma eficiente, en caso de las empresas, el margen de ganancias será mucho menor que el de pérdidas, llevándote a un destino bastante destructivo. No podrás detectar las fugas de dinero y recursos, tampoco que ajusten de gastos realizar, ni que estrategias aplicar para revertir los números en rojo. Puede que sepas tus fuentes y que tipo de gastos realizar, pero muchas veces puede no ser suficiente o como lo teníamos mentalizado, esto se debe a los gastos fuga, lo llamados “hormiga”, aquellos de tipo inesperado, entre otros, que se nos presentan.
Ventajas
Llevar el control de nuestros gastos, ya sean personales o dentro de la empresa que manejamos o en la que laboramos, es de gran importancia y nos aporta grandes beneficios con los cuales podemos obtener ventajas importantes para nuestras propias ganancias como para hacer frente a nuestros competidores.
Identificación de tus fuentes y gastos
Realiza análisis de ingresos y egresos durante periodos de tiempo establecidos, de modo que sabrás cuanto dinero posees, los gastos que estarán pendientes y las facturas o deudas que debes cobrar.
Metas de largo plazo
Gracias al control e identificación de tus ingresos y egresos, podrás ponerte metas a futuro, y con ello establecer rutas y cifras para alcanzarlas. Tendrás conocimiento sobre tus fondos de inversión, reservas de emergencia, entre otros. Esto se realiza gracias a que podrás tener cifras exactas sobre lo que entra y sale, cuánto y cuándo.
Acceso a información contable
Al organizar los datos de tus gastos y de tus fuentes, así como de tus planes, podrás ingresar y consultar acerca de estos datos y montos de forma muchísimo más rápida y sencilla. Esto se da usualmente al utilizar recursos como plantillas y hojas de datos. Las aplicaciones de control de gastos poseen recursos suficientes para realizar estas gestiones.
Reducir gastos
Cuando toda la información ha sido organizada y esquematizada, encontrarás fácilmente las fugas de dinero que se presenten. Al eliminarlos, reducirás considerablemente tus gastos. Así mismo, podrás hacer los recortes suficientes de los gastos que has realizado sin necesidad.
Tomar decisiones
Al momento de asumir compromisos financieros y tomar decisiones de este tipo, debes revisar tus gastos de antemano y estudiar las posibilidades que posees para realizar este tipo de acciones. Esto te permitirá pedir préstamos, hacer inversiones de largo plazo, compras en cuotas, etc.
Tipos de gastos
Tanto en la empresa como en tus cuentas personales encontrarás diferentes tipos de gastos, que debes identificar y tipificar, para poder hacer una organización adecuada y poder destinar fondos para cada uno de ellos. Existen diferentes gastos, para todo tipo de operación, pero se pueden clasificar en variables y fijos, así como en directos e indirectos, además de los gastos con flujo y sin flujo.
Gastos directos e indirectos
Este tipo de costos se presentan usualmente en las empresas, en las que se relaciona directamente con los productos o servicios. Cuando se trata de gastos de tipo directo se vincula de forma cercana y directa con el producto o servicio ofrecido, mientras que los gastos indirectos son aquellos que se presentan durante el proceso producto o del servicio, mas no se aplica sobre el bien resultante.
Gastos variables y fijos
En cuanto a estos tipos de gastos, podemos encontrarlos tanto en las empresas como en contabilidades personales. Estos gastos dependen de la actividad de la empresa, y del hogar. Aquellos que son fijos, son permanentes y previsibles, que vas a tener que realizar de todas maneras, no suelen aumentar o disminuir, suelen ser servicios y necesidades básicas. Mientras que los variables, pueden aparecer o no, y puedes recortarlos y ajustarlos. Son aquellas que cubren necesidades secundarias.
Gastos con flujo y sin flujo
Los gastos con flujo son también conocidos como los gastos en efectivo, ya que se realizan con desembolsos, que son pagados por las empresas. Aquellos que son sin flujo, no implican pagos de la empresa, pero si impactan e influyen en las ganancias de la empresa.
¿Por qué usar app de control de gastos?
Realizar un correcto control de gastos, implica muchas veces tener que realizar una documentación extensa y detallada, que deberás actualizar constantemente. Así como el poder identificar gastos y categorizarlos, ordenarlos y jerarquizarlos. Realizar cálculos, previsiones, presupuestos, etc. Para estas operaciones, es necesario contar con herramientas que agilicen el proceso, lo simplifiquen y automaticen, para ello se han creado las apps de control de gastos.
Muchos de ellos son libres y accesibles a todos sus clientes, de modo que puedes utilizarlos de forma gratuita y mejorar tu gestión contable, sin necesidad de compromisos, suscripciones o pagos. Muchas aplicaciones gratuitas poseen suficientes funciones y herramientas para el manejo de la contabilidad personal, de trabajador autónomo, y pequeñas empresas. Si deseas adentrarte en funciones mucho más avanzadas para empresas de mayor tamaño puedes adicionarlas, o buscar versiones de paga.
Sin duda, una app de control de gastos es bastante eficiente y de gran ayuda para realizar los controles y registros de gastos, incluso si no tienes conocimientos avanzados en contabilidad, podrás utilizarlos ya que son bastante sencillos e intuitivos, por lo que es bastante accesible a todo tipo de usuarios. En el mercado de aplicaciones existen muchos de estas apps, por lo que puedes explorar y encontrar el que más se ajuste a tus necesidades.